Planificar el tiempo: Hacer la agenda

Hola, bienvenidos de nuevo a este espacio hecho para conectarnos y crecer juntos como artistas. La entrada anterior hice una introducción a la importancia de aprender a administrar nuestro tiempo, les deje una tarea y hoy nos pondremos manos a la obra para crear nuestra agenda.

Yo llegue a este mundo de planificar el tiempo gracias a una amiga e ilustradora que es una diosa de los planeadores. Hace tres años me dijo que existía algo llamado Bullet Journal y que había cambiado su vida, (en Youtube hay muchos tutoriales al respecto y en Pinterest igual). Para resumirles, un Bullet Journal es una agenda o planeador con esteroides millennials, se que en este momento muchos deben estar volteando los ojos ( yo también lo hice), pero es supremamente útil y para los que somos personas 100% visuales es una gran herramienta para visualizar el tiempo y puedes usar toda tu creatividad para hacerlo de la manera que sea más útil para ti.

El Bullet Journal (BuJo) tiene los elementos básicos de una agenda: calendario, planeador mensual y semanario; pero adicionalmente tiene otros elementos que podemos ir agregando de acuerdo a nuestros gustos o necesidades, dependiendo de en que nos queremos enfocar o a que aspectos de nuestra vida le queremos hacer seguimiento. Los Bujo se pueden hacer con diseños muy sencillos hasta súper adornados y complejos, el mío es muy básico y solo tengo en él los elementos que necesito, así que no me atrevo a llamarlo un BuJo como tal, si no simplemente, una agenda con esteroides.

Bueno, para empezar necesitas una libreta en blanco o un cuaderno, disposición y algo de tiempo. Yo tengo mi agenda dividida en dos partes, la primera es en la que tengo los elementos básicos: calendario, planador mensual y semanario. Y en la segunda parte tengo los elementos “especiales” por llamarlos de algún modo.

Hoy les voy a explicar la primera parte que es muy sencilla. Primero tengo impreso el calendario completo del año, marco los días festivos y algunos eventos como por ejemplo los cumpleaños. Después, tengo el planeador mensual, que es una cuadricula con los días del mes, cada día tiene un espacio para escribir cosas que tengo que hacer, por ejemplo una cita, el objetivo del planeador mensual es programas el mes de acuerdo a lo que tienes que hacer, puedes marcar las semanas o los días de acuerdo a tus quehaceres y objetivos.

Adicionalmente al inicio de cada mes tengo un espacio donde escribo los objetivos y el análisis del mes, me explico, a principio de mes me planteo unos objetivos y los escribo, esto me ayuda a poder organizar mis semanas de acuerdo a los objetivos. Y luego, al final de mes, hago una análisis donde escribo si cumplí o no los objetivos, como me sentí ese mes creativa, personal y emocionalmente, que aprendí, que cosas buenas o malas sucedieron, etc.

Luego de esto viene el semanario, 5 o 4 semanas por mes, para esto tomo dos páginas seguidas y las divido en los siete días de la semana, adicionalmente dejo un espacio para poder hacer una lista de cosas por hacer. Cada semana la hago tomando dos páginas seguidas por que es importante poder visualizar la semana completa. El semanario es el lugar donde vas a poder agendar lo que debes hacer cada día, para esto, yo lo que hago es dedicarle 10 minutos todos los lunes para organizar la semana. Divido los días en actividades en la mañana, en la tarde y en la noche, esto depende de tu cómo quieras dividir tu día, lo puedes hacer como mejor te funcione, a mi me funciona dividiéndolo en estos bloques, a  otros por horas o por actividades. Así que pienso en lo que tengo que hacer y lo voy escribiendo en los días. Adicionalmente en el espacio de Cosas por hacer, voy haciendo una lista de cosas extrasque debo hacer o que van surgiendo en esa semana, por ejemplo ir la medico, pagar un recibo, lavar ropa etc. Y luego las voy agendándo dentro de los días.

Tip: Algo que yo hago para organizar mejor mi tiempo y mis semanas es tener una especie de diagrama con la división de la semana por tareas que hago habitualmente. Me explico, lo que hago es hacer un esquema de la semana, un calendario como los del colegio, donde están los 7 días de la semana y tres bloque horarios: mañana, tarde y noche. Luego pienso en las cosas que generalmente hago, por ejemplo los lunes en la mañana hago tareas administrativas, los viernes en la tarde investigo, así que con un color marco estas actividades en mi diagrama. Si por ejemplo sabes que los martes y los viernes trabajas en X cosa vas a ir marcando esos días en tu calendario. La idea es dividir la semana en bloques de actividades: primero las que son fijas, luego las que quieres o debes realizar, por ejemplo dedicarle tiempo a un proyecto en específico o a tu proceso creativo y luego si te queda espacio puedes dedicarlo a tareas extras o para salir a divertirte, etc.

Esto del diagrama suena un poco extremo pero es súper útil a la hora de organizar tus días, sobre todo cuando eres creativo o independiente por que esto te da una guía, una especie de plan a seguir, lo que evita que te levantes y te pongas a dar vueltas por ahí pensando en lo que tienes que hacer. Para mi es muy importante tener esta guía, me evita angustias y me da una especie de estructura, y, aclaro, NO ES UNA CAMISA DE FUERZApor que varia con imprevistos o con mi estado de ánimo, pero me ayuda muchísimo a enfocarme y creo que es una de las claves para poder dedicarme al arte todos los días. Es muy diferente andar con la cabeza llena de tareas que tienes que hacer, de sueños, o ideas, a tenerlos en un papel y poder desglosarlos paso a paso, estoy segura que te dará una tranquilidad enorme, es una forma de lidiar con la incertidumbrede que pasara mañana, de cómo lograre esto o aquello. A mi me funciona, espero que a ti también.

Quiero dejar claro que esto de organizar el tiempo no es una camisa de fuerza, ni algo que debe regir tu vida, es para ayudarte no para obsesionarte. En este momento, recuerdo una persona que conocí para la que lo más importante era el tiempo, cumplir y lograr cosas, y por solo estar pendiente de ello se perdía de muchas cosas, te hablaba y mientras tanto miraba el reloj y parecía que cuando se acababa tu tiempo se despedía de ti y pasaba a la siguiente tarea, nada se salía de su calendario. Por favor no hagas esto, vive la vida, deja que te sorprenda. Como en todo, hay que tener un equilibrio, esta bien centrarse y tener unas bases para tu día a día, pero al mismo tiempo aprende a disfrutar y compartir.

Bueno, esto de organizar el tiempo va a tomar mas entradas de las previstas, pero esta muy bien por que es un tema muy importante. Así que por ahora tu tarea esempezar a hacer en tu agenda con el calendario, el planeador mensual ( si quieres estos los puedes imprimir y pegar), y el semanario. Cabe aclarar que el planeador mensual, así como los objetivos, el análisis del mes y el semanario lo debes hacer para cada uno de los 12 meses del año.

Vale, en la siguiente entrada seguiremos con la segunda parte de nuestra súper agenda. Gracias por acompañarme, espero estas herramientas te estén siendo útiles. Hasta la próxima. Un abrazo.

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